Powered by Payt
Automatisering
Plaatsingsdatum: 2 oktober 2019

Credit manager, automatiseer het invoice-to-cash traject mét behoud van persoonlijk contact

Waar Fintech ingezet kan worden voor automatisering, ligt het gevaar om menselijk contact te verliezen op de loer. De technologie neemt immers het contact voor haar rekening. Toch kan het wel degelijk: automatisering van debiteurenbeheer mét behoud van menselijk contact. In deze blog laat NLBeterBetaald u zien hoe dat werkt.

Geschreven door: NLBeterBetaald
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

De route naar een slimmer invoice-to-cash traject begint hier:

Koppel debiteurensoftware aan uw facturatiesoftware

De route begint bij de koppeling tussen uw facturatiesoftware en de debiteurensoftware. Het voorkomt handmatig, repeterend werk (zoals facturen overnemen). Facturen verschijnen netjes in een overzicht per debiteur of administratie, zodat u snel de draad weer kunt oppakken.

Maak gebruik van Simpler Invoicing

De UBL-standaard zorgt ervoor dat digitale facturen eenvoudig in te lezen zijn. Met Simpler Invoicing in de debiteurensoftware boekt u facturen automatisch in het boekhoudprogramma van de debiteur in als uw debiteur dat heeft ingeregeld. Dat scheelt uw debiteur handmatige verwerking, terwijl de factuur wel aan alle verwerkingsregels voldoet.

Bied diverse betaalmogelijkheden aan

Maak het uw debiteur nog makkelijker en bied diverse betaalmogelijkheden als iDEAL, Paypal of automatische incasso aan. Vooral  iDEAL zorgt voor een kortere invoice-to-cash route. Zo is er altijd een betaalwijze die bij uw debiteur past.

Vervolg de route: automatisering mét behoud van persoonlijk contact

Dialoog op detailniveau: contact per factuur

Ook met automatisering van het debiteurenbeheer is een factuur een contactmoment in de klantervaring. Slimme debiteurensoftware zorgt ervoor dat u op detailniveau - per factuur - met uw debiteur kunt communiceren. De automatisering zorgt ervoor dat facturen geregeld onder de aandacht komen, zodat u ook op die manier het gesprek gaande houdt.

Herinneringstraject waarbij u de controle behoudt

Opvolging van facturen - in de vorm van herinneringen of laatste herinneringen - is een intensieve, tijdrovende klus. Volg openstaande facturen op met automatisch verstuurde herinneringen, via verschillende kanalen en op meerdere momenten. U stelt het proces in zoals u wilt en de debiteurensoftware doet de rest. Daarbij blijft u achter het stuur zitten, met mogelijkheden om herinneringstrajecten te pauzeren (bijvoorbeeld tijdens vakantieperiodes) en te stoppen.

Betalingsregelingen

Een betalingsregeling is een vriendelijk alternatief voor een incassotraject. Het helpt om realistische betalingsafspraken te maken en voorkomt een uitblijvende betaling. Tegelijk is een handmatige regeling veel werk; elke herinnering moet handmatig de deur uit worden gedaan. Het liefst ook op tijd, zodat de kans dat uw debiteur zich aan de afspraak houdt, zo groot mogelijk is.

Een automatische betalingsregeling neemt u dat uit handen. U kunt het initiatief nemen voor de regeling, of laat het op verzoek van uw debiteur starten. De debiteurensoftware zorgt ervoor dat er automatisch herinneringen voor de afgesproken betaaltermijnen worden verstuurd.

De einde van de route: klantcontact gehad? Maak notities per factuur of per klant aan

Niets is zo vervelend als afspraken die niet nagekomen worden. Maak daarom na elk klantcontact een notitie aan, op detailniveau per factuur of per klant. Collega’s kunnen de notities makkelijk inzien en uw team weet van elke factuur van de hoed en de rand. Bovendien kunt u dankzij slimme debiteurensoftware zien of uw debiteur de berichtgeving heeft gezien of niet. 

Het bijhouden van klantcontact heeft ook als voordeel dat u een compleet dossier over het betaalgedrag van uw klant opbouwt, inclusief alle bijbehorende communicatie.

Automatiseer debiteurenbeheer zonder persoonlijk klantcontact te verliezen

De slimme debiteurensoftware van Payt regelt het. Download onze brochure voor meer informatie.

Download brochure

Brochure NL Beter Betaald

Sneller en beter betaald worden

Met onze 10 inzichten